Welche Projekte sind förderfähig?
Das Projekt muss einen erkennbaren Beitrag zum Förderziel leisten. Es muss demnach dazu beitragen, eine erfolgreiche ökonomisch, ökologisch und sozial nachhaltige Transformation der Kohleregionen zu unterstützen, mit dem Ziel, die Kohleregionen zu international sichtbaren Modellregionen einer treibhausgasneutralen, ressourceneffizienten und nachhaltigen Entwicklung zu machen.
Hierzu muss ein Konzept vorgelegt werden, wie die Erreichung des Projektziels nachgewiesen werden soll und dargelegt werden, wie das Projekt dem Förderziel dient.
Weiterhin muss das Projekt mindestens einer der Förderkategorien der Förderrichtlinie zugordnet werden. Im Antrag muss begründet werden, warum das Projekt in die entsprechende Förderkategorie passt und wie es die Anforderungen der Kategorie erfüllt. Zusätzlich muss dargestellt werden, auf welche Weise die jeweiligen Indikatoren erfasst werden sollen.
Die Projekte müssen zusätzlich sein, also ohne die Zuwendung nicht durchgeführt werden können. Hier scheiden grundsätzlich alle Tätigkeiten aus, die hoheitlicher Natur sind oder für die es eine Rechtsverpflichtung gibt. Darüber hinaus darf mit den Projekten noch nicht begonnen worden sein (siehe auch Vorhabenbeginn).
Sind F&E-Projekte von Hochschulen oder Wissenschaftseinrichtungen förderfähig?
Im Rahmen der Förderkategorie 2 „Wissens- und Technologietransfer“ sind nicht grundsätzlich F&E-Projekte förderfähig. Vielmehr sind Projekte hierunter dann förderfähig, wenn sie nach der Entwicklung in die praktische Anwendung gebracht werden sollen oder die praktische Anwendung verbreitert werden soll.
Im Rahmen der Förderkategorie 9 „Wissenschaftliche Begleitung des Transformationsprozesses“ sind Hochschulen oder Wissenschaftseinrichtungen nicht antragsberechtigt.
Die Förderkategorie 11 „Innovative Ansätze“ bezieht sich grundsätzlich nicht auf Innovations- oder F&E-Projekte, vor allem nicht, wenn diese bereits durch andere Förderprogramme des Bundes (bspw. BMBF) gefördert werden könnten. Insbesondere ist die Neuartigkeit des innovativen Ansatzes umfangreich zu begründen.
Wie hoch ist die Förderung?
Grundsätzlich beträgt die Höhe der Förderung bis zu 90 Prozent der förderfähigen Ausgaben bzw. Kosten als nicht rückzahlbarer Zuschuss. In einzelnen Förderkategorien oder bei beihilfebehafteten Projekten können abweichende Höchstgrenzen, Fördersätze oder Kumulierungsregeln zur Anwendung kommen. Dies ist vom Antragstellenden bei der Kalkulation der Finanzierung des Projektes zu berücksichtigen.
Können andere Förderungen oder Drittmittel in Anspruch genommen werden?
Die gleichzeitige Förderung mit anderen Bundesprogrammen ist ausgeschlossen.
Die gleichzeitige Förderung mit sonstigen Drittmitteln, zum Beispiel aus Programmen der Europäischen Union, ist zulässig. In dem Fall reduzieren sich hierdurch die Höhe der Förderung und der Eigenanteil jeweils um den gleichen prozentualen Anteil. Das Verhältnis von Bundesförderung zum Eigenanteil bleibt dadurch bezogen auf den Teil, der nicht durch diese Drittmittel abgedeckt wird, unverändert.
Zu keiner Zeit darf der Förderbetrag 100 Prozent aller förderfähigen Ausgaben bzw. Kosten überschreiten.
Was wird unter Eigenmitteln verstanden?
Bei Anträgen auf Ausgabenbasis sind Eigenmittel alle Geldbeträge des Zuwendungsempfängers, die zur Finanzierung des Projektes eingesetzt werden. Unbare Eigenleistungen, wie vorhandenes Personal oder Material können auf Ausgabenbasis nicht als Eigenmittel in das Projekt eingebracht werden.
Sonstige Drittmittel reduzieren die Höhe der förderfähigen Ausgaben und damit die Förderung und den Eigenanteil um den gleichen prozentualen Anteil. Ausgenommen hiervon ist die Übernahme der Eigenmittel durch andere öffentliche Stellen des Landes, insbesondere das Land selbst. Dies ist nur bei öffentlichen Antragstellern aus den Ländern oder Gemeinden möglich.
Was passiert, wenn mit dem Vorhaben Einnahmen erzielt werden?
Sofern unmittelbar aus der Förderung Einnahmen generiert werden (dazu zählen auch Leistungen Dritter), so sind diese als Deckungsmittel für alle mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben/Kosten einzusetzen. Sind die entstehenden Einnahmen schon bei Antragstellung sicher und klar bezifferbar, so sind sie in die Finanzierungsplanung zu berücksichtigen. Ergeben sich unmittelbare Einnahmen erst im Projektverlauf, so werden sie nachträglich mit der Zuwendung verrechnet.
Welche Ausgaben bzw. Kosten können gefördert werden?
Ausgaben bzw. Kosten können nur gefördert werden, sofern sie zwingend für die Durchführung des Vorhabens notwendig sind und in Art und Höhe angemessen ist. Der Erfolg des geplanten Projekts muss wesentlich von den beantragten Ausgaben bzw. Kosten abhängig sein. Förderfähig sind je nach Fördergrundlage (Ausgaben- oder Kostenbasis):
- projektspezifische Anschaffungen (Gegenstände) und Investitionen: Die Anschaffungen müssen über den allgemeinen Geschäftsbedarf hinausgehen und notwendig für das Projekt sein. Sie dürfen auch nicht vorrangig anderen Zwecken dienen. Hierzu zählt auch Verbrauchsmaterial, sofern es über den allgemeinen Geschäftsbedarf hinausgeht.
- projektbezogene Vergabe von Aufträgen: Der Zuwendungsempfänger kann mit der Förderung Aufträge vergeben, um sich in seiner Arbeit durch qualifiziertes Personal oder qualifizierte Dienstleistungen unterstützen zu lassen. Es sind dabei die jeweils geltenden vergaberechtlichen Bestimmungen zu beachten.
- Für den allgemeinen Geschäftsbedarf (Büromaterial, Büroausstattung, Druckkosten usw.) dürfen pauschal 10 Prozent der Personalausgaben (ohne Einzelnachweis) angesetzt werden.
- Mieten: Eine für die Durchführung des Projekts zwingend notwendige zusätzliche Anmietung von bspw. Räumen oder Gegenständen ist förderfähig. Sofern die Anmietung günstiger ist als der Erwerb von Gegenständen, so ist die Anmietung zu bevorzugen. Sonstige Verbrauchsausgaben (wie Strom, Wasser, Gas) können ebenfalls unter Mieten erfasst werden und sind unter bestimmten Voraussetzungen zuwendungsfähig.
- Fahrzeuge: Die Anschaffung von Fahrzeugen sollte grundsätzlich im Rahmen von Nutzungsüberlassungsverträgen (z. B. Leasing) für die Dauer des Förderzeitraums erfolgen. Bei Projekten auf Kostenbasis ist die anteilige Abschreibung jeweils für den Bewilligungszeitraum förderfähig.
- Dienstreisen: Anfallende Ausgaben für im Projekt erforderliche Reisekosten (dazu gehört z. B. auch die Teilnahme an Vernetzungstreffen) können grundsätzlich nach Bundesreisekostengesetz erstattet werden.
Das Zuwendungsrecht verlangt, dass bei der Auftragsvergabe „wirtschaftlich und sparsam" vorgegangen werden muss. Es ist deshalb sicherzustellen, dass bei einer Auftragsvergabe bzw. bei einem Einkauf der wirtschaftlichste Anbieter unter mehreren ausgewählt wird und dass die Preise angemessen sind. Außerdem ist zu begründen, warum die Tätigkeit vom Antragsteller nicht selbst erbracht werden kann.
Daneben dürfen durch Zuwendungen staatlich institutionell geförderte oder vergleichbar grundfinanzierte Einrichtungen (ausgenommen staatliche Hochschulen), die auf Ausgabenbasis abrechnen, zur Deckung der mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben eine Verwaltungskostenpauschale (sog. „Overheads“) in Höhe von bis zu 10 % der Gesamtsumme der für das Vorhaben angesetzten Personalausgaben veranschlagen und abrechnen. Damit soll die vorhabenbezogene Inanspruchnahme der staatlich grundfinanzierten Infrastruktur/Verwaltung abgegolten werden. Die Einrichtung hat aufgrund sachgerechter Ermittlung darzulegen, dass Ausgaben den Umfang der angesetzten Pauschale nicht unterschreiten.
Ausnahmsweise darf dieser pauschale Zuschlag auch von Einrichtungen veranschlagt und abgerechnet werden, die nicht staatlich institutionell gefördert oder vergleichbar grundfinanziert werden, wenn sie die vorgenannten Kriterien erfüllen und zusätzlich nachweisen, dass sie ihre staatlich gewollte Aufgabenstellung überwiegend mit öffentlicher Projektförderung und/oder öffentlichen Aufträgen existentiell absichern müssen.
Was ist bei der Ermittlung von Personalausgaben zu berücksichtigen?
Grundsätzlich gilt für Antragstellende das Besserstellungsverbot bei Zuwendungen, wenn die Gesamtausgaben des Zuwendungsempfängers überwiegend aus Zuwendungen der öffentlichen Hand finanziert werden. Die voraussichtlichen Personalausgaben sind von den Antragstellenden individuell und bedarfsgerecht zu ermitteln. Auf der Grundlage des TVöD gelten die Pauschalsätze nach den jeweils geltenden Richtlinien des BMBF als Obergrenzen für die Ermittlung der zuwendungsfähigen Personalausgaben. Diese finden Sie hier.
Können bei den zuwendungsfähigen Personalausgaben auch schon vorhandene Mitarbeiter angesetzt werden?
Grundsätzlich sind Personalausgaben für Projektmitarbeiter, die zum Stammpersonal gehören, nicht zuwendungsfähig, da diese Personalausgaben nicht zusätzlich durch das Projekt verursacht werden. Daher gehören sie nicht zu den projektspezifischen Ausgaben. Zuwendungsfähig können zusätzliche Mitarbeiter sein, wenn es erforderlich ist, sie für die Laufzeit des Projektes als Ersatz für das im Projekt mitarbeitende, freigestellte Stammpersonal einzustellen. Ebenso können Personalausgaben von einem Mitarbeiter gefördert werden, dessen Vertrag ausgelaufen wäre und eine Weiterbeschäftigung durch den Einsatz im Projekt möglich wird.
Anteilige Ausgaben für die sonstige vorhandene Infrastruktur (z. B. Räume, Geräte und Verwaltungspersonal) können im Ausnahmefall der Verwaltungskostenpauschale (siehe FAQ: Welche Ausgaben bzw. Kosten können gefördert werden?) zugeordnet werden.
Was ist das Besondere bei einer Förderung auf Kostenbasis?
Bei Förderung auf Kostenbasis sind teilweise andere Aufwendungen zuwendungsfähig, insbesondere Stammpersonal und Gemeinkosten.
Es werden die durch das Vorhaben verursachten, angemessenen und nachzuweisenden Selbstkosten verrechnet, die bei wirtschaftlicher Betriebsführung im Bewilligungszeitraum entstanden sind.
Die Vorkalkulation für Zuwendungen auf Kostenbasis erfolgt auf Grundlage der LSP (Leitsätze für die Preisermittlung aufgrund von Selbstkosten) nach Nr. 5 der ANBest-P-Kosten oder zwecks Vereinfachung als pauschalierte Abrechnung nach Nr. 6 der ANBest-P-Kosten.
Hat ein Antragsteller bereits bei einem anderen geförderten Vorhaben insgesamt die Abrechnung nach LSP gewählt, ist ein Wechsel zur pauschalierten Abrechnung nicht mehr möglich. Die pauschalierte Abrechnung kann generell nicht zugelassen werden, wenn der Antragsteller erst durch den pauschalen Zuschlag von 120 % auf die Personalkosten in die Lageversetzt wird, seinen Eigenanteil an den vorhabenbezogenen Kosten aufzubringen.
Nach Nr. 1.2. ANBest-P-Kosten ist die Vorkalkulation hinsichtlich der Gesamtkosten als Höchstbetrag (Selbstkostenhöchstbetrag) verbindlich.
Was ist bei der Ermittlung von Personalkosten zu berücksichtigen?
Personalkosten für unterstützende Geschäftsprozesse sind nicht anrechenbar. Hierzu zählen zum Beispiel Geschäftsführung, Buchhaltung, Personalbewirtschaftung, Einkauf, Logistik, Vertrieb und/oder Marketing (diese sind als Gemeinkosten zu veranschlagen).
Welche Kosten sind bei Abrechnung nach Selbstkosten zuwendungsfähig?
Zuwendungsfähig sind die durch das Vorhaben verursachten, angemessenen und nachzuweisenden Selbstkosten, die bei wirtschaftlicher Betriebsführung im Bewilligungszeitraum entstanden sind. Die Selbstkosten sind auf Grundlage der LSP in der jeweils geltenden Fassung zu ermitteln. Aufgrund von Nr. 5.3 ANBest-P-Kosten sind folgende, nach den LSP den Selbstkosten an sich zurechenbare Kosten nicht zuwendungsfähig:
Vertriebskosten, Werbekosten, Gewerbesteuer, Kosten der freien Forschung und Entwicklung, Kosten für Einzelwagnisse, Kalkulatorischer Gewinn, Zinsanteil in den Zuführungen zu den Pensionsrückstellungen.
Können Marktpreise an Stelle von Selbstkosten abgerechnet werden?
Aus Nr. 5.5 ANBest-P-Kosten ergibt sich, dass für Teilleistungen an Stelle von Selbstkosten Preise (ohne Umsatzsteuer) für marktgängige Leistungen (Marktpreise gemäß § 4 der VO PR Nr. 30/53) abgerechnet werden können. Soweit der Antragsteller hinsichtlich einzelner Teilarbeiten anstatt nach Selbstkosten nach Marktpreisen abrechnen will, muss sich dies aus der Vorkalkulation eindeutig ergeben. Die Marktpreise sind um 10 % für nichtzuwendungsfähige Kosten i. S. v. Nr. 5.3 ANBest-P-Kosten zu kürzen und dürfen nicht mehr als 20 % der Gesamtkosten betragen.
Welche Kosten sind bei pauschalierter Abrechnung zuwendungsfähig?
Nach Nr. 6.1 ANBest-P-Kosten sind folgende Einzelkosten zuwendungsfähig und unter Beachtung der Regelungen über die Abrechnung nach Selbstkosten (Nrn. 5.1 bis 5.5 ANBest-P-Kosten i. V. m. den LSP) zu ermitteln:
- Materialkosten: Als Materialkosten eines Projektes anrechenbar sind alle für die Erreichung des Zuwendungszwecks notwendigen und angemessenen Kosten Es dürfen nur Materialkosten als direkt anrechenbare Kosten angesetzt werden, sofern diese nicht der Abschreibungspflicht unterliegen. Abschreibungspflichtig gelten im Regelfall Einzelkosten (bzw. Stückkosten) im Wert von über 800,00 Euro. Der jeweils aktuelle Grenzwert ergibt sich aus dem Einkommenssteuergesetz.
- Kosten für Fremdleistungen: Als Kosten für Fremdleistungen eines Projektes anrechenbar sind für die Erreichung des Zuwendungszwecks notwendige und angemessene Kosten für die Inanspruchnahme von Diensten Dritter. Bitte beachten Sie Nr. 3 der ANBest-P-Kosten betreffend Auftragsvergaben. Verfahren und Ergebnisse der Auftragsvergabe sind zu dokumentieren.
- Personalkosten: Als Personalkosten eines Projektes anrechenbar sind alle für die Erreichung des Zuwendungszwecks notwendigen und angemessenen Personalkosten des Antragstellers selbst. Die Personalkosten werden gemäß Abs. 6.1.3 ANBest-P-Kosten aus den einkommen-/lohnsteuerpflichtigen Bruttolöhnen und -gehältern je Kalenderjahr ohne Arbeitgeber-Anteile zur Sozialversicherung und ohne umsatz- oder gewinnabhängige Zuschläge ermittelt.
Soweit Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder o. ä. Leitungspersonal im Vorhaben tätig werden, dürfen hierfür nur Personaleinzelkosten von entsprechenden leitenden Mitarbeitern im Projekt (z. B. Projektleiter) verrechnet werden; dies gilt auch für ohne feste Entlohnung tätige Unternehmer (kalkulatorischer Unternehmerlohn). Aus der Division der ermittelten Jahreslöhne/-gehälter durch die theoretisch möglichen Jahresarbeitsstunden (ohne Abzug von Fehlzeiten) laut Tarifvertrag/Betriebsvereinbarung/Arbeitsvertrag ist ein Stundensatz zu bilden. Soweit die tatsächlich geleisteten Gesamtstunden über den tarifvertraglich/betrieblich/arbeitsvertraglich vereinbarten Gesamtstunden liegen, ergibt sich der Stundensatz durch Division des Jahresgehalts durch die tatsächlich geleisteten Stunden.
Für die Berechnung der theoretisch möglichen Jahresarbeitsstunden werden nicht nur die reinen Arbeitstage gezählt, sondern auch alle Fehlzeiten wie Feiertage, Urlaub, Krankheit und sonstige bezahlte Fehlzeiten. Die Personalnebenkosten und die Personalgemeinkosten (insbesondere Kosten für Feiertage, Urlaub, Krankheit, sonstige bezahlte Fehlzeiten und Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung) sind über den pauschalen Gemeinkostenzuschlag abgegolten (vgl. Nr. 6.2 der ANBest-P-Kosten). Beispiel: Bruttogehalt 52.000,00 Euro pro Jahr, Arbeitsvertrag mit 40 Wochenstunden, Berechnung Stundensatz: 52.000,00 / (52 Wochen * 40 Wochenarbeitsstunden) = 25,00 Euro pro Stunde. Das maximale, förderfähige Jahresgehalt für eine Vollzeitkraft beträgt 82.272,00 Euro (Richtwert: Entgeltgruppe E 15 entsprechend den Pauschalsätzen nach den Richtlinien des BMBF / TVöD Bund).
- Reisekosten: Als Reisekosten anrechenbar sind alle dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) entsprechenden Reisekosten, die im Rahmen des Projekts erforderlich sind. Die Reisekosten sind in der Vorkalkulation zu erläutern. Bei Reisen, die mit einem Kraftfahrzeug durchgeführt werden, ist die Wegstreckenentschädigung nach dem BRKG anzugeben.
- Abschreibungen von den Anschaffungspreisen oder Herstellkosten auf vorhabenspezifische Anlagen. Vorhabenspezifische Anlageabschreibungen sind alle den Nummern 37-42 der LSP entsprechenden Kosten der Wertminderung betriebsnotwendiger Anlagen, die spezifisch für das Vorhaben angeschafft oder hergestellt wurden. Sie sind entsprechend den dort festgelegten Regeln zu veranschlagen. Es ist eine Inventarliste mit den abzuschreibenden Objekten zu führen. Die Inventarliste ist in jedem (Zwischen-)Verwendungsnachweis zu aktualisieren. Alle Gegenstände des Anlagevermögens mit einem Wert von über 800,00 Euro (ohne Umsatzsteuer) sind als Abschreibungen anzugeben. Die Wertgrenze für sofortige Abschreibungen von geringwertigen Gegenständen liegt bei 800,00 Euro (ohne Umsatzsteuer). Als geringwertige Gegenstände gelten Gegenstände des Anlagevermögens, die beweglich, abnutzbar und selbstständig nutzbar sind.
Diesen so ermittelten Einzelkosten ist ein Zuschlag von 120 % auf die Personalkosten hinzuzurechnen, mit dem die übrigen durch das Vorhaben verursachten Kosten abgegolten werden. In diese Pauschale eingeschlossen sind auch die Personalkosten für Feiertage, Urlaub, Krankheit und sonstige bezahlte Fehlzeiten sowie Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.
Ab wann kann mit dem Projekt begonnen werden (Vorhabenbeginn)?
Grundsätzlich dürfen Vorhaben erst mit Erlass des Zuwendungsbescheides begonnen werden. Bei Antragstellung ist vom Antragsteller eine Erklärung abzugeben, dass mit der Maßnahme noch nicht begonnen wurde. Als Vorhabenbeginn ist grundsätzlich der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- oder Leistungsvertrages zu werten.
Ausschreibungsverfahren sind noch nicht als Maßnahmenbeginn zu werten, wenn ein eindeutiges Rücktrittsrecht oder eine auflösende oder aufschiebende Bedingung für den Fall der Nichtbewilligung der Zuwendung eingeräumt wird. Der Antragsteller muss also die Möglichkeit haben, sich ohne finanzielle Verpflichtungen aus dem Vertrag zu lösen. Entsprechendes gilt für Stellenausschreibungen.
Ein Antrag auf vorzeitigen Maßnahmenbeginn muss vor Beginn des Vorhabens, frühestens mit Einreichen des Antrages gestellt werden. Dies wird im Ausnahmefall gewährt, wenn sich die förmliche Bewilligung eines Vorhabens trotz rechtzeitiger Antragstellung aus vom Antragsteller nicht zu vertretenden Gründen verzögert und mit der Ausführung des Vorhabens nicht gewartet werden kann. In diesen Fällen kann ein förderunschädlicher vorzeitiger Vorhabenbeginn zugelassen werden, allerdings mit der Einschränkung, dass hieraus kein Anspruch auf Förderung hergeleitet werden kann. Der Zuwendungsempfänger kann das Vorhaben nur auf eigenes Risiko beginnen. Es handelt sich um eine unverbindliche Inaussichtstellung der Förderung.