APG-Portal

Arten der Registrierung

Um an diesem Verfahren zur Nutzung des APG-Portals des BAFA teilnehmen zu können, müssen Sie sich zunächst registrieren und Ihr Zugang muss durch das BAFA freigegeben werden.

Die Unternehmen, die für Ihre Beschäftigten zunächst die Voranfrage stellen wollen, registrieren sich bitte als „Vertretung“. Aus dem Unternehmen ist hierfür eine Person als Administrator auszuwählen, der die Registrierung vornimmt. Der Administrator kann nach erfolgter Registrierung und Freigabe durch das BAFA auch weitere Vertreter für sein Unternehmen anlegen, die nach Freigabe Zugang zum Konto des Unternehmens erhalten und Voranfragen stellen können.

Für den Antragstellerin/ der Antragsteller selbst wird im Rahmen des Einreichens der Voranfrage durch das Unternehmen/ den Arbeitgeber implizit und automatisch ein Benutzerkonto angelegt. Hierüber wird die spätere Antragstellerin/ der spätere Antragsteller informiert und hat die Möglichkeit, sich selbst am Portal anzumelden und den Status zu seiner Voranfrage sowie die hinterlegten Daten einzusehen.

Die Antragstellerin/der Antragsteller hat auch die Möglichkeit, seine Benutzerdaten zu verwalten und zu bearbeiten. So kann sie/er festlegen, wer ihren/seinen Antrag stellen soll und hierbei eine andere Privatperson als seine Vertretung benennen. Die benannte Vertretung muss sich wiederum selbst als „Privatvertreter“ registrieren. Hierunter kann sich auch ein gesetzlicher Betreuer für die Antragstellerin/ den Antragsteller registrieren und anstelle der Vollmacht die Bestellung als Betreuer/ den Betreuerausweis hochladen.

Hinweis: Der Privatvertreter kann alle Dokumente und Angaben sehen, die die bevollmächtigende Person betreffen. Dies sind unter anderem auch hochsensible Sozialversicherungsdaten sowie alle Bescheide, die sich an die bevolllmächtigende Person richten. Dies sollte die bevollmächtigende Person bei der Privatvertreterauswahl berücksichtigen.

Registrierungsprozess

Die Registrierung selbst verläuft dergestalt, dass zunächst der Zugangslink zum APG- Online-Portal geöffnet wird. Es öffnet sich dann die Registrierungs- und Anmelde-Seite. Die Registrierung erfolgt dann wie folgt:

1. Über das Feld „Jetzt registrieren“ wird ein neues Fenster geöffnet, in dem verschiedene Angaben zum Unternehmen/ der Person abgefragt werden. Nach Eingabe aller erforderlichen Daten und Betätigen des Feldes „Fertigstellen“ werden die Daten im ELAN-K2 System gespeichert.
2. Registrierungsmöglichkeiten
   1. Bei der Registrierung als Unternehmensvertreter im APG-Portal muss eine eindeutige Mandantenpräfix (z.B. der Name des Unternehmens) und anschließend eine Benutzerkennung ausgesucht werden. Nach der Fertigstellung werden die Anmeldedaten über Download zur Verfügung gestellt und der vom Unternehmen ausgewählte Administrator erhält eine E-Mail mit einem Aktivierungscode. Der Aktivierungscode muss bestätigt werden.
   2. Bei der Registrierung als Privatvertreter im APG-Portal gestaltet sich die Registrierung zunächst genauso wie bei der Registrierung als Unternehmensvertreter, d.h. der Privatvertreter muss sich zuerst einen individuellen Präfix geben und diesen in einem zweiten Schritt zur Benutzerkennung vervollständigen. Die Daten werden durch einen Sachbearbeiter geprüft.
3. Ein Sachbearbeiter gibt den Zugang zum APG-Online-Portal für den sich Registrierenden frei. Der sich Registrierende erhält hierüber eine E-Mail-Benachrichtigung zur Information.
4. Der sich Registrierende kann sich sodann mit den Zugangsdaten am APG-Online-Portal anmelden.
5. Für den Privatvertreter muss durch die APG-Empfängerin/den APG-Empfänger, welche/welcher sich durch den Privatvertreter vertreten lassen möchte, das auf der Homepage zur Verfügung gestellte Vollmachtsformular oder eine privat erstellte Vollmacht (unter Angabe der eigenen Benutzerkennung der APG-Empfängerin/ des APG-Empfängers und der Benutzerkennung des Privatvertreters) erteilt werden. Die Vollmacht muss den Mitarbeitern aus dem BAFA übermittelt werden. Dies erfolgt praktischer Weise über das APG-Portal. Die APG-Empfängerin/ Der APG-Empfänger findet dort unter seinem Benutzerkonto in „Ihr Bereich“ auch den Breich „Vertretung“, wo er die Möglichkeit hat, einen Privatvertreter auszuwählen und auch das Vollmachtsformular hochzuladen ist. Die Vollmacht kann aber auch per E-Mail über das Kontaktformular oder auf dem Postweg eingereicht werden.

Die Vollmachtserteilung wird dann durch das BAFA geprüft und aktiviert. Danach kann der bevollmächtigte Privatverteter alle Daten und eingereichten Unterlagen der bevollmächtigenden Person im APG-Portal sehen und auch ergänzende Mitteilungen verfassen, Veränderungsanträge stellen und neue Dokumente hochladen.

Nach erfolgter Registrierung kann das APG-Portal im ELAN-K2 System genutzt werden.

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