Ich wurde als neuer Benutzer freigeschaltet bzw. von meinem Mandant-Administrator neu angelegt, kann mich aber nicht anmelden.
Beachten Sie bitte, dass die Benutzerkennung aus dem Firmenpräfix und der persönlichen Kennung besteht, z.B. präfix.kennung. Präfix und Kennung sind durch einen Punkt zu trennen. Buchstaben in diesem Feld sind immer klein zu schreiben. Auch muss der Sicherheitscode präzise eingegeben werden.
Übrigens: der Sicherheitscode besteht immer aus fünf Zeichen (Kleinbuchstaben oder Zahlen).
Möglicherweise fehlen Ihnen auch notwendige Zugriffsrechte. Um sich anzumelden und Anträge stellen zu können, benötigen Sie mindestens die Rolle „Login“ und „Ausfuhr-Benutzer“. Bitte wenden Sie sich zur Prüfung an den Mandant-Administrator ihrer Firma.
Für den Fall, dass Sie der Mandant-Administrator sind, wenden Sie sich ggf. an das BAFA (Telefonhotline: 06196-908-1613).
Ich habe mein Passwort vergessen. Wo bekomme ich ein neues Passwort?
Klicken Sie auf der Loginseite die Passwort-Vergessen-Funktion an und folgen den Anweisungen.
Alternativ wenden Sie sich an Ihren Mandant-Administrator. Er ist für die Benutzerpflege zuständig und kann Ihnen ein neues Passwort vergeben.
Wie kann sich ein weiterer Benutzer registrieren?
Weitere Benutzer müssen nicht vom BAFA freigegeben werden. Der Mandant- und der Benutzer-Administrator haben das Recht, beliebig viele Benutzer selbst anzulegen.
Klicken Sie nach dem Login zunächst im linken Menübereich auf „Benutzer“, danach können Sie durch einen Klick auf „Neu“ einen weiteren Benutzer anlegen. Nach der Anlage des neuen Benutzers müssen Sie diesem noch die Rollen „Login“ und „Ausfuhr-Benutzer“ zuweisen. Optional können Sie auch die Rolle „Benutzer-Administration“ vergeben. Dadurch erhält der neue Benutzer das Recht, selbst weitere Benutzer anzulegen.
Unter dem Punkt Benutzer sind die Benutzer farblich markiert. Was bedeuten die Farben?
Die Farben geben Aufschluss über die Rolle des Benutzers.
Blau hinterlegt ist nur der „Mandant-Administrator“ (Rolle: Mandant-Administration).
Rosa hinterlegt sind Benutzer, denen noch keine Rollen bzw. Zugriffsrechte zugewiesen wurden.
Weiß hinterlegt sind alle übrigen Benutzer.
Ich bin als Dienstleister für mehrere Firmen tätig und stelle im Namen dieser Firmen Ausfuhranträge. Muss ich mich dann auch mehrfach registrieren?
Nein, Sie müssen sich nur einmal registrieren. Nach der Freigabe der Registrierung teilen Sie Ihrem Kunden Ihre Benutzerkennung (Präfix und Kennung) mit. Diese muss Ihr Kunde dann in seinem Account unter dem Punkt „Externe Vertreter“ erfassen. Danach werden Sie beim nächsten Einloggen gefragt, für welchen Kunden Sie sich einloggen möchten.
Der Mandant Administrator verlässt das Unternehmen, was ist zu tun?
Wird der Mandant-Administrator das Unternehmen in naher Zukunft verlassen und ist der zukünftige Mandant-Administrator bereits als Benutzer angelegt, so erfolgt die Übertragung dieser Rolle durch das BAFA. Bitte kontaktieren Sie das BAFA unter der Hotlinenummer 06196-908 1613, Sie werden dann mit dem zuständigen Sachbearbeiter verbunden. Bitte halten Sie das „Geheimnis“ bereit.
Hat der Mandant-Administrator das Unternehmen bereits verlassen, so ist eine schriftliche Meldung - unterzeichnet vom Geschäftsführer oder dem Personalbereich - mit Angabe der Kontaktdaten des neuen Mandant-Administrators nebst Ihrer EORI-Nummer an das BAFA zu richten. Das Dokument schicken Sie am besten gescannt, per E-Mail an elan.support@bafa.bund.de. Das BAFA wird sich dann mit dem neuen Mandant-Administrator in Verbindung setzen.
Der Mehraufwand dient der Sicherheit Ihres Accounts im ELAN-K2.
Wie kann ich den Namen bzw. die Anschrift meines Unternehmens im ELAN-K2 System ändern?
Der Name und die Anschrift eines Unternehmens kann nur durch den „Mandant-Administrator“ des Unternehmens geändert werden. Klicken Sie zunächst auf den Punkt „Mandanten“ und dann in der Aktion-Spalte auf „Ändern“.
WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass vor der Änderung oder parallel dazu die Angaben zu Ihrer EORI-Nummer in der Zolldatei geändert werden müssen. Gehen Sie hierzu auf die Homepage das Zolls www.zoll.de und klicken links unter der Rubrik „Häufig gesucht“ auf EORI-Nummer und folgen den Anweisungen.
Mein Unternehmen hat eine neue EORI-Nummer erhalten. Im ELAN-K2 System kann die EORI-Nummer aber nicht geändert werden. Was ist zu tun?
Wenn Ihr Unternehmen eine neue EORI-Nummer erhalten hat, müssen Sie mit dieser eine neue Registrierung im System durchführen und einen neuen Account anlegen.
Ihr bisheriger Account bleibt bestehen um ggf. noch Auflagenerfüllung für alte Vorgänge erledigen zu können. Sollten Sie Allgemeine Genehmigungen nutzen, müssen Sie diese im neuen Account erneut anmelden und in Ihrem „alten“ Account - sofern Meldeverpflichtungen bestehen - Schlussmeldungen abgeben. Gültige Einzelgenehmigungen, bei denen Sie noch Lieferungen erwarten, können auf Antrag auf die neue EORI-Nummer übertragen werden.
Ist mein Zugang zum ELAN-K2 Online-Portal gesperrt, wenn ich drei Mal hintereinander meine Benutzerkennung und/oder Passwort fehlerhaft eingegeben habe?
Nein, Ihr Zugang zum Online-Portal wird nicht gesperrt. Bitte wenden Sie sich bei Problemen mit dem Zugang zunächst an Ihren Mandant-Administrator. Für den Fall, dass Sie selber der Mandant-Administrator sind, wenden Sie sich bitte an das BAFA (Telefonhotline: 06196 908-1613).
Ich kann den Sicherheitscode nicht lesen. Kann ich diesen umgehen?
Nein, Sie können den Sicherheitscode nicht umgehen, da er ein wichtiges Element für den sicheren Zugang zu dem Online-Portal darstellt. Wenn der Sicherheitscode einmal nicht gut lesbar ist, können Sie durch einen Klick auf das Bild des Sicherheitscodes einen neuen laden. Diesen Vorgang können Sie beliebig oft wiederholen. Übrigens: der Sicherheitscode besteht immer aus 5 Zeichen (Kleinbuchstaben oder Zahlen).
Wie wird die Sicherheit des ELAN-K2-Systems gewährleistet?
Bei der Entwicklung des Systems wurde ein besonderer Wert auf die Sicherheit der vertraulichen Daten gelegt. So entspricht das Online-Portal den derzeitigen Sicherheitsstandards und wird regelmäßig durch das BSI - Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik überprüft. Alle Daten von und zum ELAN-K2 System werden verschlüsselt übertragen. Ihr Browser bietet Ihnen dazu z.B. das Verschlüsselungsverfahren SSL an, das eine verschlüsselte Netzverbindung zwischen Server und Browser ermöglicht. Dieses gewährleistet, dass Daten während der Übertragung nicht gelesen oder manipuliert werden können und stellt die Identität der Internetseite sicher. Die Verschlüsselung bei der Übertragung der Daten ist je nach verwendetem Browser unterschiedlich, z.B. Mozilla Firefox = AES-256 256 bit oder Internet Explorer = 128 bit SSL, und entspricht dem internationalen Standard. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie z.B. an dem „Vorhängeschloss“ in der Statuszeile Ihres Browsers.
Darüber hinaus können Sie in den Grundeinstellungen der Mandantendaten mit Hilfe des „gesicherten IP-Bereiches“ den IP-Bereich einschränken, über den Sie und weitere Benutzer Zugang zum Online-Portal haben. Ein Login außerhalb des definierten IP-Bereiches ist dann nicht mehr möglich. Beim Login muss man neben der Benutzerkennung und dem Passwort zusätzlich noch einen Sicherheitscode eingeben. Da dieser Sicherheitscode von einem Computer nicht gelesen werden kann, werden automatisierte Anmeldeversuche und das Erraten von Passwörtern verhindert.
Welche Browser werden von ELAN-K2 unterstützt?
Bei der Vielfalt der auf dem Markt befindlichen Browser ist es leider heutzutage nicht mehr möglich, eine Kompatibilität aller Browser und deren Versionen zu garantieren. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle hat sich daher auf die am weitverbreitetsten Browser konzentriert.
Die folgenden Browser werden von ELAN-K2 technisch unterstützt, wobei aber Abweichungen in den Darstellungen zwischen den verschiedenen Browsern nicht vermeidbar sind.
- Mozilla Firefox
- Microsoft Internet Explorer
- Google Chrome
Achten Sie darauf, dass Sie immer nur die neueste Browserversion verwenden.