Dem BAFA gegenüber muss ein Ausfuhrverantwortlicher (AV) benannt sein, wenn Anträge auf Erteilung einer Ausfuhr-/Verbringungsgenehmigung für gelistete Güter* beim BAFA zur Bescheidung vorliegen.

Ist beim BAFA keine gültige AV-Benennung hinterlegt, können auch die Anträge nicht positiv** beschieden werden, bei denen nach Prüfung der Sach- und Rechtslage ansonsten keine Vorbehalte gegen eine Genehmigungserteilung bestehen.

Darüber hinaus muss eine gültige AV-Benennung beim BAFA vorliegen, wenn beim BAFA als Nutzer der Allgemeinen Genehmigung Nr. 20 (Handels- und Vermittlungsgeschäfte) registrierte Wirtschaftsbeteiligte die AGG Nr. 20 nutzen wollen.

*Soweit nicht anders vermerkt, sind gelistete Güter solche des Teil I Abschnitt A der Ausfuhrliste, Teil I Abschnitt B der Ausfuhrliste (sog. 900er Positionen) und Anhang I der Verordnung (EU) Nr. 2021/821.

**Der Abschluss eines Antragsverfahrens durch Verweis auf die mögliche Nutzung einer Allgemeinen Genehmigung ist als reine Rechtsauskunft zu werten und stellt keine positive Antragsbescheidung (keine Genehmigungserteilung) dar.

Für die Benennung des Ausfuhrverantwortlichen gilt der Leitsatz „Exportkontrolle ist Chefsache!“. Der Ausfuhrverantwortliche selbst muss zwingend Mitglied des vertretungsberechtigten Organs, d. h. der obersten Ebene Unternehmensleitung (Mitglied des Vorstands, der Geschäftsführung oder ein vertretungsberechtigter Gesellschafter) sein. Der zu bestellende Ausfuhrverantwortliche muss nach der internen Geschäftsverteilung für die Durchführung der genehmigungspflichtigen Lieferungen verantwortlich sein. Nur so kann er die innerbetriebliche Exportkontrolle organisieren, die dafür zuständigen Mitarbeiter anleiten und auf diese Weise seinen Aufgaben als Ausfuhrverantwortlicher vollständig gerecht werden. Der Ausfuhrverantwortliche ist auch der persönliche Ansprechpartner für die Zuverlässigkeit in Genehmigungsverfahren.

Nein. Ein Prokurist ist ein so genannter „gewillkürter Vertreter“ und hat nicht die Stellung eines gesetzlichen Vertreters im Unternehmen. Er ist anders als z. B. der Geschäftsführer bei der gemischten Gesamtvertretung nicht Teil der organschaftlichen Vertretung und nimmt nicht Aufgaben eines Organs der Gesellschaft wahr. So gesehen kann er weder zum Ausfuhrverantwortlichen benannt werden noch an Stelle eines weiteren Mitglieds des vertretungsberechtigten Organs die AV-Benennung (AV1) mitzeichnen.

Die Benennung eines Ausfuhrverantwortlichen-Vertreter ist nicht vorgesehen. Nicht zu verwechseln ist der Ausfuhrverantwortliche mit dem Exportkontrollbeauftragten, der sich um die rechtssichere Ausführung aller Exporte im Betrieb kümmert. Gegenüber dem BAFA ist der Ausfuhrverantwortliche verantwortlich.

Hierfür muss ein vollständig ausgefüllter Vordruck AV1, ein Vordruck AV2 (bei Bedarf) und ein Handelsregisterauszug (HRA/HRB) bzw. entsprechender Nachweis (z. B. Gewerbeanmeldung bei Einzelunternehmen, Organigramm bei Universitäten) eingereicht werden. Beim Ausfüllen der Formulare bitte unbedingt die Erläuterungen zum Ausfuhrverantwortlichen und zu den Formularfeldern beachten!

Hinweis: Das Formular AV1 muss der Ausfuhrverantwortliche und, sofern vorhanden, mindestens ein weiteres Mitglied des vertretungsberechtigten Organs der Gesellschaft unterschreiben.

Dabei sind in der AV1 in der Zeile „vertreten durch (Angabe des als AV zu benennenden Mitglieds und, sofern vorhanden, eines weiteren Mitglieds des vertretungsberechtigten Organs…)“ die als AV vorgesehene Person (Mitglied des vertretungsberechtigten Organs) und eines der weiteren Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs aufzuführen.

In der Folgezeile „Frau/Herrn (Angabe des als AV zu benennenden Mitglieds...)“ ist dann dem BAFA gegenüber darzustellen, welche der vorgenannten, das Unternehmen vertretenden Personen dem BAFA gegenüber als AV benannt wird.

Der vorgesehene AV unterschreibt die AV1 links unten, das weitere Mitglieds des vertretungsberechtigten Organs unterschreibt die AV1 rechts unten.

Die Mitzeichnung einer AV-Benennung stellt KEINE Vertreterregelung dar, eine gegenüber dem BAFA als AV benannte Person hat in dieser Funktion keinen Vertreter. Durch die Mitzeichnung wird dem BAFA dargestellt, dass die Benennung einer/eines AV von weiteren Mitgliedern des vertretungsberechtigten Organs mitgetragen wird.

Bei Anträgen auf Ausfuhr-/Verbringungsgenehmigung hat der Antragsteller im ELANK2 unter dem Punkt „Zeichnungsberechtigung – Formularfeld 37“ im Formularschritt „Nationales Ergänzungsblatt AG/E 1“ anzugeben, ob er den Antrag als Ausfuhrverantwortlicher oder als Bevollmächtigter des Unternehmens, für den der Ausfuhrverantwortliche die Verantwortungsübernahme erklärt hat, beim BAFA abgibt und dass er für Auskünfte zur Verfügung steht.

Die ausgefüllten Formulare AV1 und AV2 nebst Anlagen (z. B. Handelsregisterauszug – unbeglaubigte Kopie) sind in elektronischer Form (PDF) beim BAFA einzureichen: E-Mail an ausfuhrverantwortliche-r@bafa.bund.de.

Die Originale der AV-Dokumente verbleiben beim Antragsteller und müssen auf Verlangen des BAFA vorgelegt werden.

Die Benennung des Ausfuhrverantwortlichen bleibt bis zu ihrem Widerruf gegenüber dem BAFA bestehen. Eine bestehende AV-Benennung ist dem BAFA gegenüber unverzüglich zu widerrufen, wenn die zum Ausfuhrverantwortlichen benannte Person aus dem Unternehmen ausscheidet oder aus anderen Gründen die AV-Funktion nicht mehr wahrnimmt.

Nein. Der Ausfuhrverantwortliche kann die Zeichnungsbefugnis und damit die Aufgaben Antragseinreichung sowie Auskunftserteilung zu Antragsinhalten delegieren. Dies geschieht mithilfe des Formulars AV2 (Erklärung zur Verantwortungsübernahme der Delegation der Zeichnungsbefugnis). Der Ausfuhrverantwortliche erklärt damit, dass er die Zeichnungsbefugnis an andere Personen delegiert und weiterhin persönlich für die Richtigkeit der in seinem Namen gestellten Anträge verantwortlich ist. Die zeichnungsbefugten Personen müssen nicht namentlich benannt werden.

Nein. Der Ausfuhrverantwortliche trägt die Gesamtverantwortung im Kontext der Exportkontrolle. Kommt es zu einer Zuverlässigkeitsprüfung, kann er sich nicht darauf berufen, die geltenden Regeln nicht zu kennen.

Jede ab dem 1. September 2023 abgegebene (=unterschriebene/ausgestellte) AV2-Erklärung hat eine Regelgültigkeitszeit von zwei Jahren. Die Gültigkeit beginnt mit dem Eingang beim BAFA und endet  nach Ablauf von zwei Jahren gerechnet ab dem Zeitpunkt der Abgabe der Erklärung (Datum der Ausstellung).

Es ist nicht zwingend erforderlich, lückenlos eine gültige AV2-Erklärung beim BAFA vorliegen zu haben. Sofern keine gültige AV2-Erklärung vorliegt, muss der Ausfuhrverantwortliche die Anträge aber persönlich unterzeichnen. Anträge, die von anderen Personen unterzeichnet sind, können nicht anerkannt werden.

Nein. Die Formulare sind immer analog zu unterschreiben. Für den im BAFA verwalteten AV-Bereich kann die Nutzung elektronischer/digitaler Signaturen im Kontext der Erstellung der Dokumente (AV1/2) aus IT-technischen Gründen nicht angeboten werden.

Das Ausstellungsdatum der AV-Dokumente (AV1/AV2) muss mit Blick auf den rechtsverbindlichen Erklärungsinhalt zum Datum der Einreichung im BAFA passen. Die Benennung (AV1) darf weder für einen zukünftigen Zeitpunkt noch für einen in der Vergangenheit liegenden Zeitraum abgegeben werden. Gleiches gilt für die bei Bedarf ergänzend einzureichende AV2 (Erklärung des AV zur Verantwortungsübernahme). Die Dokumente sollten daher immer zeitnah, d. h. innerhalb von maximal zwei Wochen nach ihrer Unterzeichnung, beim BAFA eingereicht werden.

Der Handelsregisterauszug sollte zum Zeitpunkt der Vorlage beim BAFA nicht älter als einen Monat sein und muss inhaltlich den aktuellsten Sachstand des Unternehmens wiedergeben.

Wurde ein notarieller Antrag auf Änderung der Handelsregistereintragungen dem zuständigen Registergericht zwar zugestellt, konnte dort jedoch noch nicht umgesetzt werden, kann eine Kopie dieses notariellen Änderungsantrags zusammen mit der Kopie des aktuellsten erlangbaren Handelsregisterauszugs einer AV1 beigelegt werden.